Budget Games Aalbeke (Kortrijk) 2013 - algemene indrukken van de facilitatoren

Op 19 juni 2013 vond een Europese primeur plaats in Aalbeke, deelgemeente van de stad Kortrijk: Budget Games. Dit concept, origineel ontwikkeld door Luke Hohmann, auteur van “Innovation Games”, laat toe de inwoners inspraak te geven in de prioriteiten voor het gebruik van een deel van de budgetten van stad of gemeente. Luke Hohmann past dit systeem al toe in San José, USA, sinds 2009. Stad Kortrijk met burgemeester Vincent Van Quickenborne besloot ook dit experiment uit te voeren in het kader van het project “Kortrijk Spreekt”, te beginnen met de budgetten voor Aalbeke. Hier volgen de impressies van het team van facilitatoren die, onder leiding van Kortrijkenaar Jurgen De Smet, de gigantische taak op zich namen om dit project tot een goed einde te brengen.

lente 2013 048

Facilitator Liesbeth Debruyn

Op de grote markt van Kortrijk genoten van de zon en via de gratis WiFi ontdekte ik digitaal Aalbeke. Bus 83 bracht me van het station naar het mooie dorp. Klaar voor politieke inspraak door middel van een spel, een bijzondere ervaring! Enkele van mijn bevindingen:

  • Mensen maken grappen over het speelgeld, dat zorgt voor een prima sfeer.
  • Met twee een groep begeleiden bevordert de groepsdynamiek.
  • Alle deelnemers krijgen kans voor hun inbreng, anderen staan er automatisch voor open.
  • Ondanks de grote diversiteit in de groep is er een opvallend snelle en oprechte consensus.
  • Participanten leren snel bij over de technische en praktische uitdagingen waar een gemeentebestuur mee te kampen krijgt.
  • Werken in parallelle groepen zorgt voor betrouwbare en vooral veel informatie, sterk gepolariseerde voorstellen worden uitgefilterd.
  • Het spelelement is de motor van een constructieve samenwerking. Het geeft je als facilitator handvatten om door frustraties heen te breken en de focus te bewaren.

Ik had de rol van observator en was bovendien volledig onbekend met het reilen en zeilen in Aalbeke, een buitenstaander dus. Toch voelde ik me van bij het begin van de avond sterk betrokken bij de groep en het proces. Betrokkenheid door middel van gaming… verrassend!

Facilitator Adam Chapman

De mix van mensen in een groep om zo een breder perspectief te geven van de problematiek is een worstelpartij tussen NIMBY (Not In My BackYard) aan de ene zijde van de ring en samen consensus creëren aan de andere. De kleine en grote issues die over tafel kwamen zijn herkenbaar voor iedere gemeente binnen en buiten België, maar hoe je die oplost is het werk van de individuen binnen die gemeente. De passie waarmee de gesprekken werden gevoerd en de ruimte die aan elkaar werd gegeven om hun zegje te doen zorgde ervoor dat consensus de bovenliggende partij werd.

Facilitator Johan Tré

Het samenbrengen van onbekenden stimuleerde spontane openheid. Out-of-comfort van een nieuwe spelconcept was een natuurlijke stimulans om samen te spannen. Een bevorderlijke synergie. Het gevolg: strikt vooropgestelde (individuele) doelen bij aanvang maakten plaats voor collectief gedachtegoed. De consensus op het einde bevatte items van relatief hoge kost die initieel geen draagvlak hadden. Deze games hebben dus niet alleen kleurrijke discussies opgeleverd. Het schepte klaarheid in een eeuwig terugkerend pijnpunt van burgeronbegrip: beperkt budget betekent keuzes maken.

Facilitator Jonathan Clark

Het lijkt zo simpel: om mensen te vragen om hun gedachten en meningen over een lastig onderwerp. En toch durven weinig organisaties het te doen. De meesten hebben de neiging om feedback te vragen over relatief eenvoudig vragen. De moeilijke of omstreden onderwerpen worden achter gesloten deuren besproken. Voor een gemeenteraad is er geen lastiger onderwerp dan het vaststellen van haar begroting. Zijn de voetbalvelden meer of minder belangrijk dan het buurthuis? Moeten de gaten in de weg  aandacht krijgen of juist meer parkeergelegenheid? Daarom is het besluit van de Aalbeekse gemeenteraad om haar burgers te betrekken bij het vaststellen van de prioriteiten voor de begroting 2013 zo opmerkelijk. Niet alleen dat, maar ze waren de eersten in Europa om Innovation Games ® te gebruiken om hen hierbij te helpen. In mijn ogen lieten de Aalbeke Budget Games zien hoe belangrijk de gemeenschap is voor de mensen. Het was geweldig hoe ze bij elkaar kwamen om moeilijke beslissingen te bespreken in een open en constructieve manier. Eén van mijn favoriete momenten was toen een deelnemer in detail beschreef wanneer en waar precies de verkeerssituatie problematisch was en de beste manier om het aan te pakken. Zo is het weer eens duidelijk dat wanneer je inzicht nodig hebt in een probleem, je alleen de juiste vraag hoeft te stellen. En de juiste vraag is: “Wat denkt u?”.

Facilitator Corry Clybouw

De Budget Games in Aalbeke waren een unieke ervaring.  Omdat het stadsbestuur transparant was over kostprijs van investeringen.  Omdat de keuze gemaakt werd voor budget games om de bewoners van Aalbeke mee te laten kiezen – uniek in Europa !  Omdat aan de tafels de mensen met verschillende belangen, achtergrond, interesses door overleg steeds tot een consensus kwamen.  En omdat ik voor het eerst het mooie dorp Aalbeke binnengereden ben, na er zoveel keer de verkeerwisselaar genomen te hebben.

Facilitator Elco Rombouts

Vaker hoor je, in ieder geval bij ons in Nederland, dat de politiek te ver van de burger af staat. Wat dan mooier dan dit initiatief om juist burger aan het roer van de gemeentelijke koers te zetten. In de discussies tijdens het spelen van de Budget game spatte aan onze tafel de betrokkenheid en passie er van af. Of het nu groenvoorzieningen, meer blauw op straat of voorzieningen voor club en verenigingen betreft, mij werd wel duidelijk dat niemand beter weet wat in zijn eigen achtertuin speelt. Ik was bekend met het Amerikaanse verhaal maar heb nu ook in de praktijk gezien dat de Budget game werkt. Zoals je mag verwachten startte de avond nog wat afwachtend maar met het sluiten van de markt waren alle deelnemers erg enthousiast. De gemeente Aalbeke/Kortrijk gaat hier zeker de vruchten van plukken. Wie volgt…

Facilitator Yves Hanoulle

Vlak voor we begonnen was één van de opmerkingen van de deelnemers, worden jullie echt betaald om spelletje te spelen? Het was een vraag die ik niet wou beantwoorden, niet omdat ik wist dat voor de meeste mensen plezier hebben en serieus werk verrichten niet samen gaat, niet omdat ik wist dat je dit niet kan uitleggen, ik wou het niet uitleggen omdat ik wist dat tegen het einde het voor de deelnemers duidelijk zou zijn dat ze heel serieus hadden gewerkt. En als ik mijn werk zeer goed had gedaan, dan hadden ze niet door gehad wat mijn rol daarin geweest was. Prioritiseren is te belangrijk om over te laten aan een paar mensen die in een duffe zaal met slappe koffie, uur na uur de kosten tegen elkaar afwegen. Prioritisatie moet mijn inziens gebeuren door de waarde van de opties tegen elkaar af te wegen. En wie kan beter de waarde van het gemeente budget inschatten dan zijn inwoners? In het verleden gebeurde dit niet omdat hoe kan je de waarde laten inschatten voor de volledige gemeente? Men vond het beter om experten met elkaar te laten praten en die worden dan benadrukt door spin-docters, die elke afzonderlijk met de experten praten. Het probleem hierbij, is dat er zelden feedback terug gaat naar de verschillende groeperingen. Hoewel we met budget games geen garantie hebben dat de feedback terug gaat, hebben we meerdere representanten van de verschillende organisaties verspreid over de 6 tafels. Deze representanten horen elkaars verhalen. Het meest opmerkelijk voor mij was een deelnemer die zeer goed voorbereid was, hij had een dossier mee, waarbij voor zijn tafel genoten duidelijk was dat hij duidelijk een expert was en misschien wel meer wist dan de aangeduide experten. Doch tijdens het spelen aan zijn tafel en het luisteren naar zijn medespelers werd voor hem duidelijk dat het belangrijkste project voor Aalbeke niet zijn project was. Dat is voor mij de essentie van Budget Games.

Facilitator Erik Talboom

Als moderator voor de ‘Subject matter experts” was het voornamelijk interessant om de verschillen en de gelijkenissen tussen alle groepen te kunnen observeren. Het was fantastisch om 12 mensen uit België en Nederland samen de groep te zien begeleiden naar een goed geprioritiseerde lijst van projecten waar de aanwezigen zich achter schaarden. Zelfs mensen die eerst dominant leken uit de hoek te komen namen volledig deel aan de groepsdiscussies om zo tot een consensus te komen waar hun stempel niet op gedrukt werd. De subject matter experts waren aangenaam verrast over de sfeer en de samenwerking in de groepen, en de openheid tot het begrijpen van de ingewikkelde wereld van de budgetten. Ik kijk uit naar de voorstelling van de resultaten en hoop in de nabije toekomst nog vaak te kunnen deelnemen aan dergelijke initiatieven in Kortrijk maar ook in de rest van het land! Wie volgt?

Producer Jurgen De Smet

Ter voorbereiding van het evenement hebben we, samen met het stadsbestuur, enkele leermomenten gekend en gaan in de toekomst enkele zaken anders aanpakken. Desalniettemin was ik heel tevreden op het geleverde, voorbereidende werk en was dan ook vol vertrouwen dat het evenement een succes ging worden. Tot net voor het evenement was ik dan ook heel rustig, maar naarmate dat het startschot naderde kwamen de zenuwen de kop opsteken… Dit was niet zomaar een evenement, het was een Europese primeur met nogal veel sociale impact en dat begon langzaam door te dringen. De techniek heeft zich bewezen samen met een klein legertje facilitatoren en observatoren! Heel vlug bleek dat Budget Games wel effectief de goede keuze is tot burger participatie in het beleid. De mensen van Aalbeke waren met zijn allen heel betrokken in het verhaal, hebben naar elkaar geluisterd, hebben met elkaar gedebatteerd rond hun favoriete projecten en uiteindelijke voor hen de beste pistes uitgestippeld. De dankwoorden van de deelnemers deden deugd en ik ben in ieder geval klaar voor een volgende ronde maar eerst alle resultaten samenbrengen en communiceren… het werk van een producer ligt voornamelijk voor en na het evenement. Ik ben in ieder geval blij dat ik dergelijk initiatief op gang heb getrokken. Dank aan alle deelnemers, facilitatoren, observers en domein experten voor deze leerrijke, vermoeiende en plezante avond.

Budget Games Aalbeke - Kortrijk - 49Budget Games Aalbeke - Kortrijk - 81